[신동아방송 강남구=이신동기자] “강남을 힘차게! 구민을 신나게! 강남 대전환!!” 강남구가 직원이 직접 개발한 ‘인쇄문서 자동 이메일 발송 시스템(Email Printer)’을 7월 정기분 재산세 업무에 적용해, 고지서와 과세내역서 재발송 절차를 기존 4단계에서 ‘인쇄’ 명령 한 번으로 줄였다.

7월 정기분 재산세 납부 기간에는 고지서를 분실했거나 과세 내용을 다시 확인하려는 주민의 재발송 요청이 집중된다. 기존에는 담당자가 민원인이 요청한 고지서나 과세내역서를 이메일로 보내려면 문서를 ①PDF로 변환하고 ②파일로 저장한 뒤 ③이메일에 첨부하고 ④발송하는 네 단계를 거쳐야 했다. 재산세 납부 안내문도 별도로 찾아 첨부해야 해 민원이 몰릴수록 반복 업무에 대한 부담이 컸다.

새 시스템은 컴퓨터에 설치된 가상 프린터를 활용한다. 담당자가 세무 업무 프로그램이나 한글 문서에서 인쇄를 실행한 뒤 ‘Email Printer’를 선택하면 문서가 종이로 출력되는 대신 PDF 파일로 자동 변환된다. 변환된 문서는 전용 발송 프로그램에 바로 표시되며, 담당자가 내용과 수신자를 확인하면 이메일로 발송된다.

발송 과정도 내부 행정망에 맞춰 설계했다. 담당자 컴퓨터에서 생성된 문서는 내부 프록시 서버를 거쳐 서울시 통합메일 시스템으로 전달된다. 외부 프로그램 의존도를 낮추고 운영체제의 기본 구성요소를 활용해 망분리된 업무 환경에서도 사용할 수 있도록 했다.

가상 프린터 드라이버와 담당자용 발송 프로그램은 강남구 직원이 실제 세무 업무 과정을 분석해 직접 개발했다. 기존 업무 시스템을 대폭 변경하지 않고도 직원들에게 익숙한 ‘인쇄’ 기능을 자동 발송 과정과 연결했다. 별도의 프로그램 사용법을 새로 익힐 필요가 없어 현장에 바로 적용할 수 있다.

재산세 고지서를 다시 보낼 때는 납부 기간과 방법을 담은 안내문도 자동으로 첨부된다. 납세자는 고지서와 납부 정보를 한 번에 받을 수 있어 납부 방법을 별도로 문의하거나 안내자료를 다시 요청하는 불편을 덜 수 있다.

프로그램 실행 화면

구는 실제 업무 환경에서 이메일 발송 기능과 시스템 안정성 점검을 마치고 재산세 민원 업무에 본격적으로 활용하고 있다. 운영 결과를 분석한 뒤 과세내역서와 각종 안내문 등 반복적인 문서 발송이 많은 다른 세무 업무로 적용 범위를 넓힐 계획이다.

김현기 강남구청장은 “이번 시스템은 현장을 가장 잘 아는 직원이 업무 불편을 직접 개선한 사례”라며 “반복 업무는 줄이고 재산세 고지서와 납부 정보는 더 빠르고 정확하게 제공해 행정 효율과 구민 편의를 함께 높이겠다”고 밝혔다.

이신동기자 news@sdatv.co.kr